ثانيا:جمع البيانات والمعلومات وتحليها
بعد الانتهاء من مرحلة تحديد المشكلة تبدأ مرحلة جمع البيانات والمعلومات ولا شك أن التحديد
الواضح للمشكلة سوف يقودنا إلى تحديد ماهية البيانات والمعلومات المطلوبة وكذلك فى
تحديد:
-من الذي يقع في نطاق اختصاصه إصدار القرار
-من الذي يجب مشاركته في صنع القرار
-ما هو الوقت المناسب لإصدار القرار
-من الذي سوف يقوم بتنفيذ القرار
-ما هي البيانات والمعلومات غير الضرورية والتي يجب تجنبها
وعند تحديد البيانات والمعلومات المطلوبة يجب مراعاة أن تكون متوافرة بالدقة والموضوعية المطلوبة وأن تكون شاملة وكاملة لكافة المتغيرات المتعلقة بالمشكلة موضوع البحث و أن تتوافر في الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة
ويواجه متخذ القرار بعدة أنواع من البيانات والمعلومات تبعا لنوع المشكلة فبعض البيانات والمعلومات كمية وبعضها نوعى وبعضها معلومات ثانوية وأخرى معلومات أولية ومنها المعلومات التاريخية والمعلومات المعاصرة والمعلومات المستقبلية وفيما يلي توضيح لكل منها:

المعلومات الكمية والمعلومات النوعية:
المعلومات الكمية هي المعلومات الرقمية والتي تعبر عن العلاقات بين المتغيرات ولكن بأسلوب رياضي في صورة أرقام لذلك فهي تتسم بالدقة في القياس أما المعلومات النوعية فهي عبارة عن وصف أو تقدير غير محدد بالأرقام ولذلك فإنها تخضع للتعبير والتقدير الشخصي للأفراد وعدم الموضوعية نظرا لاختلافها من شخص إلى شخص أخر
الحقائق والأداء:
لا شك أن البيانات والمعلومات والتي تعبر عن حقائق واقعية تعتبر أكثر ثباتا ودقة أما الآراء فهي تعبر عن وجه نظر مقدميها من مستشارين ومتخصصين ولذا فهي تقدم في صورة مقترحات أو توصيات ومن الأهمية بمكان أن يحدد المدير متى وكيف يمكنه الاستعانة بتلك الخبرات الاستشارية
البيانات والمعلومات الثانوية والأولية:
البيانات والمعلومات الثانوية هي تلك التي سبق أن جمعت وسجلت أما داخل المنشأة وخارجها أما الأولية فهي تلك التي يتم تجميعها لأول مرة من مصادرها الأولية عن طريق الاستقصاء والملاحظة
مصادر البيانات والمعلومات:
بعد تحديد البيانات والمعلومات المطلوبة يجب تحديدها مصادرها واختيار المصدر المناسب من حيث الدقة والموضوعية ودرجة الثقة فيه وتحديد الوقت المناسب للحصول عليها والتكلفة المناسبة لذلك والمشكلة التي تصادف متخذ القرار هو مدى توافر وتكامل البيانات والمعلومات بالدقة والشكل
المطلوبين فكثيرا ما يحتاج متخذ القرار لعديد من البيانات قد لا تتوافر لديه ولذا يتوقف حصوله عليها على مدى علاقته بالأجهزة والمنشآت الخارجية ومدى تعاونه معها
العوامل المؤثرة على دقة البيانات والمعلومات:
تتوقف درجة الدقة في البيانات والمعلومات على الاعتبارات التالية:
أ-الاتصالات الرسمية:
تتوقف درجة الثقة في البيانات والمعلومات على درجة الثقة في مصادرها وتعد الاتصالات الرسمية من أهم مصادر البيانات والمعلومات وتتوقف فاعلية الاتصالات الرسمية كمصدر للبيانات والمعلومات على البعد المكاني والزماني بين المديرين والمرؤوسين ووسائل الاتصالات المتاحة ومدى اهتمام الرؤساء بمشاركة المرؤوسين في صناعة القرار
ب-الاتصالات غير الرسمية:
ويقصد بها قنوات الاتصال غير الرسمية حيث قد يضطر المدير إلى الحصول على البيانات والمعلومات اللازمة له من خلالها وذلك في حالات السرعة وهنا يجب الحرص مما قد تتعرض له البيانات والمعلومات من حذف أو إضافة عند نقلها رغبة في تحقيق مصلحة شخصية لمصدر تلك البيانات
ج-القيم الدينية والعرف والعادات والتقاليد:
من الأهمية بمكان أن يجمع المدير المعلومات المتعلقة بالبيئة المحيطة به من قيم دينية وعادات وتقاليد فقد يكون القرار منطقيا ورشيدا فى بيئة معينة وقد يصبح قرارا معيبا في بيئة أخرى كما يحدث عند اتخاذ قرار بتنظيم حملة إعلانية وتخطيط مراحلها ومحتوياتها فما يناسب بيئة معينة قد لا يتناسب بيئة أخرى
د-المستوى الإداري للمعلومات:
تنقسم المعلومات المطلوبة إلى ثلاث مستويات يقابل كل منها مستوى إداري معين فالإدارة العليا تحتاج إلى معلومات إجمالية عن أوجه نشاط المنظمة لمقارنتها بالأهداف الموضوعة أم الإدارة الوسطى فإنها تحتاج إلى معلومات عن نتائج التنفيذ لمقارنتها ببرامج العمل الموضوعة أما الإدارة المباشرة فإنها تحتاج إلى معلومات عن معلومات عن إجراءات تنفيذ العمل اليومي